Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệu đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Văn thư Lưu trữ. Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một phần quan trọng trong quá trình số hóa tài liệu.
Lợi ích của việc Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn với công tác văn thư lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Tổ chức sắp xếp hồ sơ, khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu: Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn & tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
- Lập các công cụ tra cứu; mục lục hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Bước 1. Xác nhận – Đảm bảo tài liệu được cung cấp chính xác và liên quan.
Bước 2. Sắp xếp – Sắp xếp các mục theo trình tự và phân loại theo các bộ khác nhau
Bước 3.Tóm tắt – Dựa vào thông tin chi tiết của dữ liệu, tóm tắt các thông tin chính để dễ phân loại.
Bước 4. Tập hợp – Kết hợp nhiều phần dữ liệu.
Bước 5. Phân tích – Thu thập, tổ chức, phân tích, giải thích và trình bày dữ liệu
Bước 6. Báo cáo – Liệt kê chi tiết hoặc dữ liệu tóm tắt hoặc thông tin được tính toán.
Bước 7. Phân loại – Tách dữ liệu thành các loại khác nhau.
☼ Tham khảo: Quy chuẩn và quy trình số hóa tài liệu
Vì sao lựa chọn dịch vụ Chỉnh lý tài liệu của iScan
- VIETBIS cung cấp Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói, bao gồm: Dịch vụ chỉnh lý tài liệu, dịch vụ scan tài liệu, dịch vụ nhập liệu.
- Triển khai nhanh chóng, chính xác, đảm bảo thời gian theo yêu cầu.
- Tư vấn giải pháp triển khai phù hợp với từng đơn vị, tiết kiệm chi phí.
- Đối tác tin cậy của các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp lớn.
- Nhân sự chuyên nghiệp: Nhân sự được đào tạo bài bản về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Bảo mật tài liệu: iScan thực hiện chế độ bảo mật chuyên nghiệp đối với tài liệu trong quá trình chỉnh lý và sau khi thực hiện chỉnh lý theo quy định của Nhà nước.
- Về chất lượng chỉnh lý: Công ty cam kết thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ đạt chất lượng theo đúng quy trình nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Bảo đảm tra tìm thông tin tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận lợi.
Phương án tổ chức thực hiện
Sau khi khảo sát tình hình thực tế tài liệu hiện có; căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; VIETBIS sẽ lập phương án phân loại tài liệu, lập hồ sơ phù hợp với từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo phương án sau:
- Kế hoạch thực hiện.
- Thời gian thực hiện: …… tháng, bắt đầu từ…………… đến ……………..
- Số lượng người thực hiện chỉnh lý:……….người.
Nội dung công việc (Chi tiết theo biểu sau)
| TT | Nội dung công việc | Chi tiết |
| 01 | Giao, nhận tài liệu | Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01) |
| 02 | Đưa tài liệu ra chỉnh lý | Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý |
| 03 | Vệ sinh sơ bộ tài liệu | |
| 04 | Khảo sát tài liệu và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý |
|
| 05 | Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại | |
| 06 | Lập hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ |
a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu. |
| 07 | Biên mục phiếu tin | (Các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14). Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06) |
| 08 | Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại | |
| 09 | Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin | |
| 10 | Biên mục hồ sơ |
|
| 11 | Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục hồ sơ | |
| 12 | Đánh số chính thức lên phiếu tin và bìa hồ sơ | |
| 13 | Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ |
|
| 14 | Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ và lên bìa hồ sơ | |
| 15 | Đưa hồ sơ vào hộp (hoặc cặp) | |
| 16 | Viết và dán nhãn hộp ( hoặc cặp) | Nhãn hộp (BM-CLTLG-07) |
| 17 | Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá | Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01) |
| 18 | Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu | |
| 19 | Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin | |
| 20 | Bàn giao tài liệu | |
| 21 | Lập mục lục hồ sơ |
|
| 22 | Xử lý tài liệu loại |
|
| 23 | Kết thúc chỉnh lý |
|
VIETBIS cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp
- Cho thuê máy scan
- Dịch vụ số hóa tài liệu và tư vấn giải pháp số hóa.
- Phần mềm scan hỗ trợ OCR tiếng Việt.
☼ Hotline tư vấn: 024 7303 1068 - 089 6688 636